Ondernemingen moeten een intern meldingskanaal opzetten en voorzien in procedures voor interne melding en opvolging. Dit houdt volgende zaken in:

– Het interne meldingskanaal moet beveiligd zijn zodat de vertrouwelijkheid van de identiteit van de melder en de betrokkenen wordt gewaarborgd; Enkel ondernemingen met 250 werknemers of meer moeten de mogelijkheid voorzien om meldingen anoniem te kunnen doen.
– Er moet een ontvangstbevestiging gegeven worden aan de melder binnen de 7 dagen na ontvangst van de melding;
– Er moet een meldingsbeheerder worden aangeduid die zal instaan voor de behandeling van de melding;
– Er moet binnen een redelijke termijn (van maximaal drie maanden na de ontvangstbevestiging) feedback worden gegeven;
– Er moet een register worden bijgehouden van ontvangen meldingen. Meldingen van werknemers moeten worden bijgehouden zolang de werknemer in dienst blijft.
– Er moet duidelijke en toegankelijke informatie worden gegeven over de procedure voor externe meldingen (aan de federale coördinator en aan de bevoegde autoriteiten).