De twee basisvoorwaarden voor een erkenning als maatwerkbedrijf zijn:

1.Een minimale schaalgrootte per label die voldoet aan de ondergrens van gemiddeld 20 VTE doelgroepwerknemers op jaarbasis
2.Minimaal 65%(vanaf 1/7/2023: 55%) van het totale werknemersbestand moet tot de categorie van doelgroepwerknemers PMAH of PSP behoren. Doelgroepwerknemers zijn alle werknemers met een advies collectief maatwerk, met uitzondering van de uiterst kwetsbaren (UK). Het werknemersbestand zijn alle mensen die werkelijk op de payroll staan (verbonden door een arbeidsovereenkomst).

Oorspronkelijk werden daarnaast ook de volgende subsidievoorwaarden opgenomen in het Besluit van de Vlaamse regering:

3. Een actief en eigen kwaliteitsbeleid d.m.v. een kwaliteitsmanagementsysteem
4. Een driejaarlijkse zelfevaluatie rond de bedrijfsvoering (datum wordt bepaald bij ministerieel besluit)
5. Een jaarlijks duurzaamheidsverslag (zie FAQ vraag duurzaamheidsverslag)
6. Voldoen aan de voorwaarden op het vlak van begeleiding op de werkvloer (zie FAQ vraag begeleiding)
Ondertussen is beslist dat de voorwaarden rond kwaliteitsbeleid en zelfevaluatie niet zullen uitgevoerd worden vanuit het maatwerkdecreet, maar dat we zullen werken binnen het kader van het kwaliteitsdecreet. In dat kader moet je nu een kwaliteitslabel behalen
De subsidievoorwaarden worden jaarlijks gecontroleerd. Indien een maatwerkbedrijf in gebreke komt met één van de subsidievoorwaarden, impliceert dit niet automatisch en abrupt het verlies van de erkenning als maatwerkbedrijf. In onderling overleg met het Departement WSE kunnen de oorzaken, pijnpunten en mogelijke oplossingen besproken worden om terug aan alle voorwaarden te voldoen. Indien men merkt dat een bedrijf niet de nodige inspanningen doet om in regel te komen met de subsidievoorwaarden, kan men het label maatwerkbedrijf verliezen.
De controles gebeuren door de inspectie. In principe mag je om de twee jaar een inspectiebezoek verwachten.
Het decreet voorziet expliciet in gevangenisstraffen en geldboetes voor maatwerkbedrijven die geen POP hebben voor hun werknemers, de begeleidingsnorm niet respecteren of de subsidies onrechtmatig verkrijgen of verkeerd aanwenden.